인터넷과 정보기술의 발달로 기록관리 전반에 변화를 가져오게 되었고, 대학기록관은 이러한 변화를 수용하여 학술적인 가치가 있는 기록물의 활용과 적극적인 서비스를 제공하기 위해 웹 사이트를 구축하고 있다. 그러나 국내 대학기록관 웹 사이트는 소속 기관의 하위페이지로 구성되어 있거나 기록관을 홍보하는 정도로 구축되어 있어 대학기록관의 기록물 제공 및 교육과 연구 활동 지원 등의 고유한 특성을 반영하지 못하고 있다.
이에 본 연구는 국내 대학기록관 웹 사이트를 대학기록관의 특성에 맞게 구축할 수 있도록 웹 사이트의 구축 모형을 제안하고자 하였다. 이를 위해 문헌연구와 사례조사를 병행하였다.
먼저, 문헌연구를 통해 대학기록관의 특성을 살펴보고 대학기록관 웹 사이트의 특성 및 구축 단계를 국내외 연구문헌을 통해 정리하였다.
다음으로 국내외 대학기록관의 웹 사이트를 조사하여 대학기록관의 일반 현황과 기록관의 기능을 수행하는데 필요한 웹 사이트의 구성 요소를 분석하였다. 국내의 경우는 '한국대학기록관협의회'에 가입된 9개 대학기록관을 조사하였고, 국외의 경우 ICA(International Council on Archives)의 대학기록관이 포함된 C그룹 중 미국, 영국, 캐나다, 호주의 총 25개 대학기록관을 대상으로 웹 사이트를 조사하였다. 이를 비교 분석한 결과는 다음과 같다.
국내외 대학기록관은 소속 기관이 다양하고 전반적으로 행정기록물과 매뉴스크립트를 관리하고 있었으며, 국외의 경우 기록정보 서비스 업무에 주력하고 있었으나 국내는 기록정보 서비스 업무가 부족한 양상을 보였다. 또한 국외 기록관은 웹 사이트를 통해 다양한 온라인 서비스를 제공하고 있었으나 국내의 경우 현재의 웹 사이트가 서비스 이용활성화를 위해 부족하고, 웹 사이트 전담인력의 부족으로 체계적인 웹 사이트 구축의 필요성이 제기되었다. 그리고 웹 사이트의 이용 통계가 파악되지 않아 이용자의 요구 파악에 어려움이 있었다.
구성 요소의 분석 결과 국내는 기록물 검색도구와 기술사항의 제공이 부족하였고, 기록물 수집 및 기증에 대한 내용이 간략하게 제공되고 있었다. 또한 기록관의 정책과 규정의 내용 및 구성이 부족하였고, 온라인 교육을 구성한 기관이 없었으며, 전시 프로그램의 규모와 내용이 부족하였다. 국외의 경우에는 검색도구, 전시 등과 같은 여러 개의 웹 사이트를 구성하고 있었으며, 웹 사이트에 표준과 법률의 구성으로 기록물에 대한 법률적 근거와 타당성을 제시하였다. 그리고 Q&A 대신 참고서비스 요청 화면을 따로 구성하고 있었으며, 기록관의 연구 활동과 프로젝트 제공으로 기록관의 다양한 활동을 알리고 있었다.
본 연구에서는 문헌연구와 사례분석을 바탕으로 대학기록관 웹 사이트의 구축 모형을 제안하였다. 구축 모형은 대학기록관의 기능 수행에 필요한 구성 요소를 필수 요소와 선택 요소로 나누었으며, 웹 사이트 구축에 필요한 고려사항을 단계별로 제안하였다.
먼저 구성 요소를 제안하면 첫째, 대학기록관은 이용자들의 기록관 서비스를 위해 웹 사이트에 전반적인 기록관 소개와 상세한 서비스 요소를 제공하여 기록관 이용에 실질적인 도움이 될 수 있도록 제공해야 한다. 구체적인 이용안내와 대학기록관의 서비스에 관련된 내용을 제공하여 다양한 기록관 서비스를 안내하고 이용자의 기록정보 요청 서비스를 위해 참고서비스 요소를 구성하도록 한다. 그리고 질의응답 요소를 구성하여 기록관 이용시 궁금한 사항에 대해 답변하고, 이용자의 의견을 반영할 수 있어야 한다.
둘째, 대학기록관의 기록물 제공 기능을 위해 다양한 주제 분야와 대학의 특화된 컬렉션을 구성하도록 한다. 그리고 웹 사이트에 검색도구를 제공하여 이용자가 기록물을 효율적으로 검색할 수 있도록 제공해야 한다. 기록물 리스트와 데이터베이스 검색을 제공하고, 기록물의 맥락정보를 위해 계층적으로 구성해야 하며, 반드시 검색 도움말을 제공해야 한다.
셋째, 대학기록관의 교육 및 연구 활동 기능을 위해 온라인 교육과 관련정보원, 연구 활동 요소를 웹 사이트에 구성해야 한다. 대학기록관의 인식 향상 및 기록물 활용법에 대한 온라인 교육 프로그램을 제공하기 위해 이용자별로 교육 프로그램을 구성하고, 온라인 튜토리얼과 E-Learning 프로그램을 이용하여 효과적인 교육프로그램이 될 수 있도록 제공해야 한다. 그리고 대학기록관 자체의 연구 및 학술활동을 안내하여 기록관이 적극적인 대외활동을 수행하고 있음을 알릴 수 있도록 해야 하며 관련정보원을 안내하여 교육과 연구 활동에 도움이 될 수 있어야 한다.
넷째, 대학기록관은 지역사회에 정보와 문화를 제공하기 위해 기록관 소식과 다양한 전시 및 출판 프로그램을 웹 사이트에 구성해야 한다. 기록관의 소식과 다양한 이벤트, 새로 입수된 기록물 리스트를 제공하여 대학 구성원들과 지역사회에 기록관을 홍보 및 정보를 제공할 수 있어야 하며, 지역민의 문화적 인식과 교육적 효과를 높이기 위해 지역 및 대학의 특성화 분야 등의 다양한 전시를 구성해야 한다. 오프라인 전시는 기록관의 풍부한 컨텐츠 확보를 위해 온라인 전시로 구축하도록 하며 대학사 편찬, 지역사 연구의 출판물과 대학기록관의 소식지를 제공하여 지역사회의 정보와 문화에 이바지 할 수 있어야 한다.
다섯째, 대학기록관의 운영 및 관리를 위해 기록관의 정책과 규정, 표준과 법률을 웹 사이트에 제공하고 인트라넷과 접속통계를 구성하여 기록관 웹 사이트에 대해 관리할 수 있어야 한다. 기록관의 운영을 위한 정책과 규정, 표준과 법률 요소를 제공하여 기록관의 목표와 서비스의 기준이 될 수 있도록 하며, 인트라넷 요소를 구성하여 지속적으로 웹 사이트를 관리할 수 있도록 하고, 기간별, 페이지별로 접속통계를 구성하여 기록관 이용의 측정 자료로 활용될 수 있도록 한다.
다음으로 구축 단계별 고려사항을 제안하면 첫째, 전략 단계에서는 대학기록관의 목적과 목표를 명확하게 하고, 웹 사이트를 방문하는 이용자 계층과 요구사항을 파악하여 웹 사이트의 서비스 방향을 구체적으로 설정해야 한다. 둘째, 범위 단계에서는 웹 사이트에 제공해야 하는 서비스 범위와 해당 내용을 구체적으로 결정해야 하며 팀원을 구성하고 웹 사이트 구축 기간을 산정해야 한다. 셋째, 구조 단계에서는 대학기록관에 적합한 계층 구조로 적용하여 웹 사이트를 구조화하며, 웹 사이트 구조의 폭은 최소 5개에서 최대 9개 정도로 하고, 깊이는 3단계 이상을 넘지 않도록 해야 한다. 넷째, 구성 단계에서 웹 사이트의 구성 요소 배열은 구성 요소의 사용빈도와 중요성을 고려하도록 하고, 하위 페이지는 구성 요소의 내용과 특성을 반영하도록 하며 네비게이션 설계를 적용하여 상·하위 구성 요소를 쉽게 파악할 수 있도록 하여 웹 사이트의 정보에 빠르게 접근할 수 있도록 구성해야 한다. 마지막 디자인 단계는 웹 사이트에서 대학기록관의 기록정보를 제공하므로 기능적인 측면에 비중을 두고 미적인 측면을 보완한 디자인을 반영하고, 웹 사이트의 일관되고 통일된 컨셉을 위해 웹 사이트에 적용된 스타일 가이드를 작성해야 한다.
이렇게 제안한 대학기록관의 기능에 필요한 웹 사이트 구성 요소와 구축 단계별 고려사항의 적용을 위해 대학기록관 웹 사이트의 구성 요소를 메인 구성 요소, 1차 하위 요소, 해당 내용을 설정하여 구성 단계에 메인 메뉴를 제시하였다. 그리고 대학기록관 웹 사이트의 메인 화면과 검색도구 화면 시안을 디자인 단계에서 제시하였다.